Nos conseils pour réussir votre séminaire

Cet événement est dédié aux entreprises qui souhaitent réunir ses différents employés pour passer un moment convivial sur une ou plusieurs journées. De manière générale, le séminaire permet de : 

• Définir les objectifs de votre entreprise
• Rassembler votre personnel
• Instaurer une relation saine entre vos collaborateurs

Cet événement est aussi l’occasion pour vos participants de parler des prochains projets tout en renforçant les relations entre vos collaborateurs. 

Il est important de cibler les objectifs en amont avant de se lancer dans l’organisation de votre séminaire. En effet, étant donné que cet événement est un moment de rencontre entre professionnels, les objectifs et le format devront être en adéquation avec le domaine d’expertise de votre entreprise.

Ce moment d’échange et d’organisation permet notamment de cibler les attentes de vos clients potentiels. En mettant en place des objectifs en amont, vous allez en quelque sorte orchestrer la chronologie des faits de votre réunion professionnelle. 

Pour pouvoir réussir au mieux votre événement professionnel, il est important de tenir compte de quelques facteurs qui vont vous être déterminant. Nous vous en avons relevé quelques-uns.

De manière générale, les séminaires s’organisent en semaine sur les heures de travail, afin de pouvoir réunir les employés de votre entreprise plus facilement. Cependant, il faut faire attention à la date choisie pour ne pas perturber les différentes missions confiées à vos salariés. Par exemple, évitez d’organiser un séminaire lors d’une période de forte activité mais préférez attendre la fin de celle-ci pour que vos employés soient plus détendus. Veillez également à ne pas l’organiser à une date proche d’une importante deadline pour une partie de votre équipe afin que tous les participants aient l’esprit tranquille.

Il est toujours plus appréciable pour vos convives d’être dans un lieu où l’on se sent bien et où l’on peut échanger facilement sans être dérangé. Pour cette raison, les séminaires sont, la plupart du temps, organisés dans des lieux destinés à recevoir du public :

• Un hôtel
• Un restaurant
• Une salle de réception
• Un château
• Un rooftop
• Un bateau… 

Pour que votre événement soit réussi, il vous faudra penser à un lieu qui vient en adéquation avec la teneur de votre projet. Il sera également question de divertir les participants par la mis en place d’activité qui pourrait les intéresser. Par exemple, des jeux à thèmes, aussi appelés les Team Buildind, peuvent être organisés afin d’occuper vos participants sur une certaine durée. Si vous optez pour cela, il faut prendre conscience que l’hébergement et les services proposés par les différents prestataires ont un coût que le responsable de l’événement devra prendre en charge au préalable.

Si vous avez décidé de manger au restaurant pour votre séminaire, il vous faudra choisir rigoureusement ce dernier en fonction de plusieurs critères :

• Un lieu accessible à tous les professionnels de l’entreprise 
• Une capacité d’accueil adaptée au nombre de participants 
• Une infrastructure propice au travail en groupe
• Un matériel adéquat en fonction du style de réunion professionnelle

Voici donc les différents éléments à retenir si vous devez aller au restaurant. Cependant, il vous est également possible de faire appel à un traiteur si votre événement se déroule dans une salle de réception par exemple. Là aussi, il vous faudra prévoir un menu adapté au nombre de salariés que vous aurez invité.

Même si le sérieux reste incontournable, il n’en est pas moins important d’apporter un peu de bon temps et de bonne humeur à votre séminaire. Animation musicale, activité team building, moment de détente, de nombreuses options sont réalisables et pourront avoir un impact très bénéfique sur le moral des troupes ainsi que sur vos objectifs.

Le séminaire permet aux collaborateurs de réfléchir ensemble sur les futurs projets de l’entreprise, visant à améliorer les services proposés à vos clients. En faisant cela, vous allez générer un sentiment d’appartenance chez les participants sans tenir compte de la hiérarchie en vigueur au sein de votre entreprise. Vos salariés se sentiront beaucoup plus concernés et impliqués dans les différents projets que vous mettrez en place.

Le séminaire est avant tout un événement qui a pour but de consolider les compétences des professionnels et les liens entre les collaborateurs. C’est aussi un moyen de booster l’enthousiasme et l’engouement de vos salariés autour de votre entreprise. En les divertissant avec des Team Building par exemple, vous allez chercher à créer des liens soudés entre vos collaborateurs et ceci sera bénéfique dans leur rendement de leur travail au quotidien. 

Le séminaire est un excellent moyen pour une entreprise de se développer sur le plan commercial. De nos jours, beaucoup de sociétés organisent des séminaires pour développer les compétences de ses salariés et instaurer une bonne ambiance entre eux. Il s’agit d’une réelle expérience humaine qui consolide les liens de vos collaborateurs sur le long terme. 

Comme nous avons pu l’évoquer un peu plus tôt dans cet article, organiser ce genre d’événement demande beaucoup de savoir-faire technique et de temps. En effet, il vous faudra effectuer une multitude de tâches dans un temps imparti pour que votre événement se déroule comme prévu : choix et réservation du lieu de l’événement, invitations des convives, mode de restauration, les différentes activités pour divertir vos participants et tout l’aspect logistique à prévoir (sons, lumières, etc). 

Vous l’aurez compris, il faut être réactif et rigoureux pour préparer cette réunion professionnelle. En passant par une agence événementielle, vous n’aurez pas à vous occuper de toute cette organisation et vous vous assurez que le travail soit effectué dans les temps, avec le résultat attendu à la clé. 

Chez M-Square, nous sommes conscients qu’un tel événement peut être important pour une entreprise dans son développement, c’est pourquoi nos professionnels seront à votre écoute et vous proposeront une offre des plus adaptées à votre projet, pour un résultat à la hauteur de vos attentes !