Comment réussir l’organisation de son afterwork ?

Provenant des États-Unis, l’afterwork consiste à proposer à des salariés d’une entreprise de se retrouver dans un cadre convivial après une journée de travail. Il se distingue du petit déjeuner ou du déjeuner classique puisqu’il est question de manger debout autour de buffets, afin de favoriser les échanges. Il vous est également possible d’inviter des clients en plus de vos salariés.

De plus, l’afterwork n’intéresse pas uniquement les jeunes puisque selon une étude menée en 2017 par Opinion Way pour J’aime ma boîte, c’est 60% des français qui participent à ces instants de convivialité et qui les considèrent comme important pour le bien-être d’une société. La proportion est toutefois un peu plus élevée chez les moins de 30 ans puisqu’ils sont 70% à penser cela.

Les différents événements au cours d’une année (Halloween, Noël, début de l’été, pâques) sont un très bon prétexte pour organiser votre afterwork. Vous pouvez également profiter d’une bonne nouvelle au sein de votre entreprise pour passer un bon moment avec vos salariés. 

Concernant le choix de votre date, il vous faudra prendre en compte les différents pics d’activités de votre entreprise, afin d’éviter les journées chargées de vos équipes. Vous pouvez mettre en place plusieurs dates de manière régulière, afin de favoriser au mieux les échanges et la cohésion au sein de vos équipes. C’est aussi un moyen pour la personne absente au premier afterwork, d’avoir la possibilité d’être présente au prochain.

Dans un premier temps, il vous faudra prévenir vos invités quelques semaines en avance pour qu’ils puissent s’organiser et vérifier leur disponibilité en amont. Pour une organisation optimale, il est recommandé de prévoir votre afterwork en milieu de semaine, un mercredi ou un jeudi par exemple, de façon à s’assurer que tout le monde puisse être disponible en même temps.

Une fois le jour choisi, il vous faudra informer l’heure de début et celle de fin à vos équipes. Attention, l’idée n’est pas de faire la fête jusqu’à pas d’heure. Ce n’est pas le but d’un afterwork. Choisissez une horaire de fin qui se situera avant l’heure du repas, généralement aux alentours de 18h. Si vous décidez de manger en équipe, prévoyez le temps de vous installer et de profiter de repas pour établir une heure de fin.

Concernant le lieu de votre événement, vous pouvez prévoir de le faire dans vos locaux ou à l’extérieur. L’idée est de casser la routine que l’on a au travail et de choisir un lieu qui permet à vos salariés de couper avec l’univers professionnel dans lequel ils sont constamment. 

Nous préconisons de choisir un lieu à l’extérieur de vos locaux si possibles, afin d’emmener vos équipes vers un lieu où ils seront plus à l’aise pour échanger. Privilégiez les endroits comme les restaurants, bars dansants, rooftop, etc. Pendant les périodes les plus chaudes de l’année, les endroits en extérieur sont un très bon moyen de « s’aérer » en dehors du cadre habituel. 

Nul doute que, dans votre organisation, vous devez tout prévoir afin de ravir vos convives durant le repas. Tout d’abord, il est préférable d’éviter les ramequins de cacahuètes, les saladiers de chips ou les grands plats à partager. Pourquoi ? Les invités vont rester plusieurs heures et le buffet se doit d’être suffisamment conséquent pour pouvoir nourrir tout le monde durant tout l’événement. 

Par exemple, vous pouvez proposer des produits frais et de saison : bouchées de crudités, toasts, tapenades, planches de fromage et légumes marinés. Attention à ne pas faire l’impasse sur les différents régimes et contraintes de vos salariés : végétarien, sans porc, etc. Pour des raisons sanitaires, évitez les grands plats à partager et orientez-vous plus vers les bouchées individuelles.

Pour ce qui concerne les boissons, vous pouvez proposer du vin, du cidre ou de la bière sans forcément soumettre des spiritueux à vos convives. N’oubliez pas les boissons sans alcool, les cocktails, jus de fruits et smoothies qui sont toujours appréciés.  

Qui dit afterwork, dit ambiance pour animer cette soirée avec vos collaborateurs. Il vous faudra prévoir du matériel pour diffuser la musique adéquate en fonction de votre événement. Vous pouvez faire le choix de faire cela vous-même en préparant une petite playlist d’ambiance pour vos convives. Si votre budget le permet, vous pouvez même vous tourner vers un DJ qui fournira tout le matériel nécessaire pour se produire sur les lieux (sons, lumières, etc).

Pensez également à la décoration de votre événement, afin d’y inscrire un thème précis et de marquer le coup lors de la réception de vos invités.

L’employeur est autorisé à organiser des pots que ce soit dans son entreprise ou à l’extérieur dans un lieu privatisé. Concernant la consommation d’alcool, celle-ci est autorisée mais elle est encadrée par des règles à respecter. 

Si vous souhaitez organiser votre événement au sein de vos locaux d’entreprise, les seules boissons autorisées à la consommation sont la bière, le vin, le cidre et le poiré. Les spiritueux tels que le whisky ou la vodka sont interdits. Pour ce qu’il s’agit de la loi, le Code du travail prévoit une amende allant jusqu’à 3 750€ en cas d’infraction et est multipliée par chaque participant présent sur les lieux. 

Si l’événement est organisé à l’extérieur de vos locaux, les règles sont un peu plus floues. Par exemple, en cas d’accident sous l’emprise de l’alcool, c’est la responsabilité de l’employeur qui rentre en jeu. Il est recommandé de faire comme si vous étiez sur les lieux de votre entreprise, pour éviter toutes mauvaises surprises.

Pour animer vos afterwork et les rendre chacun unique pour vos convives, plusieurs idées s’offrent à vous :

• Thématisez la soirée en proposant à chacun des invités d’apporter un accessoire de leur choix (chapeau, jeu fétiche, etc), de s’habiller de la même couleur ou avec un costume.
• Proposez de la nourriture et des boissons venant d’un pays en particulier (saveur du monde)
• Mettre en place une animation team building en lien avec votre afterwork (karaoké, cours de danse, etc)
• Décorer les lieux avec du matériel ludique (photocall, flipper, etc)
• Faire appel à un animateur de salle pour animer votre soirée 

Vous voilà enfin prêt à vous lancer pour organiser votre afterwork mais vous ne savez toujours pas par où commencer ? Les idées vous manquent pour animer votre événement ? Pourquoi ne pas faire appel à un professionnel pour qu’il s’occupe de tout ?

Notre agence, experte dans le domaine de l’événementiel, saura répondre à vos attentes et vous proposer un moment mémorable pour vous et vos salariés.

Alors, vous êtes partant ?